Vanaf 2024 wordt e-facturatie verplicht in België. Al komt er wel een gefaseerde invoer, gespreid over 4 jaar. Ontdek wat dit voor uw organisatie betekent en waarom u er beter tijdig werk van maakt.
Tussen 1 januari 2024 en 1 januari 2028 wordt de nieuwe wetgeving rond e-facturatie stapsgewijs uitgerold in België. Straks worden alle Belgische organisaties verplicht tot zowel e-facturatie (verzending, verwerking en ontvangst) als e-rapportage. Aanleiding is een Europese richtlijn die digitalisering stimuleert door e-facturatie in de hele unie te verplichten vanaf 2028. Met deze nieuwe wetgeving wil de EU de strijd aangaan tegen btw-fraude. Uit onderzoek blijkt dat ook een klein landje als België in 2020 al zo’n 4 miljard euro misliep door fraude.
Elektronische facturen zijn echter niet nieuw. Misschien werkt uw organisatie er al mee. Zo vraagt bijvoorbeeld de Vlaamse overheid al sinds 2017 een e-invoice aan haar leveranciers. Dat wordt vanaf 2024 de norm in de hele b2b-markt. Toch zullen veel bedrijven nog de nodige stappen moeten zetten om tijdig te voldoen aan deze nieuwe norm.
Gefaseerde invoer
Alle Belgische organisaties zullen e-facturatie moeten invoeren, maar de implementatie zal in verschillende stappen verlopen. Hoewel de exacte timing van de verschillende fases nog niet helemaal vastligt, stelde het Ministerie van Financiën al enkele richtdata op.
- Vanaf 1 januari 2024: in deze eerste fase worden de meeste Belgische organisaties verplicht om een e-factuur te kunnen ontvangen.
- Vanaf 1 juli 2024: kleinere en middelgrote Belgische organisaties die opgenomen werden in de eerste fase moeten een e-factuur kunnen accepteren én verwerken. Grotere organisaties moeten ook al een e-factuur kunnen verzenden.
- Vanaf 1 januari 2025: ook kleine Belgische organisaties moeten een e-factuur kunnen verzenden.
- Vanaf 1 juli 2025: ook Belgische micro-organisaties moeten voortaan met e-facturatie aan de slag.
- Vanaf 1 januari 2026: e-rapportage wordt verplicht voor alle Belgische organisaties.
- Vanaf 1 januari 2028: alle nieuwe regels gelden nu op volle kracht voor alle organisaties in België.
2024 staat al bijna voor de deur. Door uw organisatie nu klaar te stomen voor de nakende wetswijzigingen bent u er tijdig klaar voor en komt u volgend jaar niet voor onaangename verassingen te staan.
Byebye pdf, hallo XML
Bij e-facturatie hoort ook aangepaste software. Pdf-bestanden voldoen niet aan de nieuwe regelgeving. XML-bestanden worden daarentegen gegenereerd volgens de UBL-structuur, wat de nieuwe internationale standaard wordt qua softwarevereisten. Met XML kunnen e-invoices automatisch worden opgemaakt. Dankzij de vaste structuur worden facturen bij ontvangst automatisch ingelezen in de boekhouding.
Digitale facturatie biedt nog meer voordelen: het facturatieproces verloopt een stuk sneller, er komt minder papierwerk bij kijken, uw boekhouding wordt actueler en de kans op menselijke fouten verlaagt aanzienlijk.
Compatibel met Peppol
Welk facturatiesoftwarepakket het meest geschikt is voor uw organisatie hangt af van uw specifieke boekhoudprocessen en -structuren. Zorg er alleszins voor dat het pakket van uw keuze compatibel is met Peppol. Dat is een internationaal netwerk dat het versturen en ontvangen van e-invoices faciliteert. De Belgische overheid werkt vandaag al met Peppol. Naarmate meer bedrijven overschakelen op e-facturatie, zal Peppol meer gebruikt worden. Easy Invoice, bijvoorbeeld, is een facturatiesoftwarepakket dat voldoet aan de Europese ViDA-richtlijn voor e-facturatie én is compatibel met het Peppol-netwerk.
Wil u zich voorbereiden op de nakende nieuwe regels rond e-facturatie? Neem dan zeker contact met ons op. We bekijken dan samen wat de beste oplossing voor uw organisatie is.
