Bedrijven gaan steeds meer op zoek naar IT-oplossingen om de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Daarbij houden ze rekening met de nieuwe manier van werken zoals thuis of op locatie werken, van om het even welk toestel. Bedrijven creëren een echte digital workplace , waar men veilig, plaats- en tijdsonafhankelijk kan werken. Dat betekent onder meer dat alle data en bestanden voortdurend beschikbaar moet zijn en gecentraliseerd op één plek verzameld worden. Daarnaast is de nood aan een goed communicatie- en documentmanagementsysteem groot. Een geweldige IT-oplossing daarvoor is SharePoint.
U zal er ongetwijfeld al van gehoord hebben, maar weet u ook welke voordelen het uw organisatie kan bieden? Neen? Ga dan zeker door met het lezen van deze blog en ontdek de meerwaarde van SharePoint!
Wat is SharePoint voor bedrijven?
SharePoint is een tool ontwikkeld door Microsoft als onderdeel van Microsoft Office 365 en functioneert als een krachtig platform voor een efficiënte bedrijfswerking. Het heeft een impact op bijna alle aspecten van uw organisatie: samenwerking tussen collega’s onderling en met externe partijen, document en workflow management, het delen van informatie, projectmanagement, enzovoort. Het geeft kracht aan organisaties van allerlei domeinen en branches overal ter wereld. Zowel grote bedrijven als mkb’s halen voordelen uit het gebruik van SharePoint.
Hoe SharePoint een meerwaarde kan zijn voor uw bedrijf
Als digitaal platform kan SharePoint gebruikt worden om op een veilige manier data en bestanden op te slaan, te delen, te organiseren, te bewerken en in realtime aan samen te werken. De functionaliteiten van deze Microsoft-oplossing kunnen voor een enorme meerwaarde zorgen voor uw organisatie.
Verhoging van de productiviteit
Wanneer u kiest om SharePoint te gebruiken binnen uw organisatie, kan u daarmee de productiviteit van uw bedrijf sterk de hoogte insturen. SharePoint beschikt namelijk over interessante functionaliteiten voor interne communicatie en document management.
Intranet
SharePoint biedt u de mogelijkheid om het platform te gebruiken als intranet, een beveiligd systeem waarin iedereen binnen uw bedrijf op de hoogte gehouden wordt van nieuws, maar ook zaken met elkaar gedeeld kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan interessante bronnen of bepaalde applicaties. SharePoint als intranet heeft heel wat voordelen die uw organisatie kunnen doen groeien.
DMS
Daarnaast kan u SharePoint ook gebruiken als documentmanagementsysteem of DMS. Als beveiligd platform biedt het de perfecte basis voor het verzamelen, delen en bewerken van informatie en data. Uw medewerkers kunnen op een eenvoudige manier documenten aanmaken of terugvinden en delen met elkaar. SharePoint beschikt ook over een handig versiebeheer zodat er steeds een overzicht bewaard blijft van aanpassingen in een document.
Uw medewerkers hoeven dus geen kostbare tijd te verliezen aan het oeverloos scrollen in mailverkeer om tot de juiste informatie en documenten te komen.
Stimuleren en verbeteren van samenwerking
Samenwerken met collega’s en zelfs externe partijen is niet altijd eenvoudig als u niet beschikt over een centraal platform voor het delen van informatie en het simultaan bewerken. SharePoint voor bedrijven biedt ook hier een duidelijke meerwaarde want met het Microsoft-platform kunnen medewerkers zonder problemen samenwerken aan bestanden en nieuwe informatie uitwisselen. Alle documenten en bewerkingen worden daarbij rechtstreeks opgeslagen in de cloud. Gesynchroniseerde toestellen beschikken zo ook over de laatste versie van de bestanden.
Toegang tot interessante analytics
SharePoint beschikt ook over ingebouwde analytics. Zo kan u nagaan hoe vaak bepaalde pagina’s bekijken zijn, welke tools veel gebruikt worden en welke zoektermen het vaakst ingegeven worden. Aan de hand van dergelijke analytics krijgt u meer inzicht in de manier waarop uw medewerkers werken. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn om het pakket van uw IT-solutions te herbekijken en te optimaliseren.
SharePoint en andere Office 365 applicaties
SharePoint is trouwens naadloos te integreren met andere apps binnen Office 365 zoals Word, Excel, PowerPoint, Power BI, Power Apps en Power Automate. Daarnaast kan u ook de krachten bundelen met Microsoft Teams en OneDrive voor het best mogelijke projectmanagement en samenwerking. Zo zijn bestanden die u in Teams bewaart, steeds beschikbaar in SharePoint en heeft elk Teams-kanaal een SharePoint teamsite.
Tot slot, willen we ook vermelden dat SharePoint, net zoals Teams, ook beschikt over een mobiele applicatie. Uw medewerkers kunnen dus steeds aan de nodige documenten waar ze ook zijn, het gaat daarbij ook steeds over de meest recente versie van de bestanden. Deze app versterkt de meerwaarde van SharePoint voor een efficiënte en flexibele samenwerking tussen uw werknemers, maar ook met klanten en externe partijen.
Bent u nieuwsgierig naar hoe SharePoint precies kan bijdragen aan een productieve werking van uw bedrijf? Schrijf je dan nu in voor onze infosessie over SharePoint als intranet en documentmanagementsysteem, meer bepaald onze Aurelium SharePoint-omgeving. Naast de standaard functionaliteiten kan u daarbij u gebruik maken van handige document automation en workflows.
