26 Mar 2020
Kris Heyvaert

Indien u onze blog ‘Tijd besparen met document automatisering’ gelezen heeft, weet u ondertussen wat document automation juist omvat en wat de belangrijkste voordelen ervan zijn. Om u zo goed mogelijk te informeren over de verschillende mogelijkheden van het automatiseren van uw documentenflow, gaan we in deze blog dieper in op wat u met document automation in SharePoint juist kan doen.

Eerst en vooral is het belangrijk te vermelden waarom SharePoint een goede basis vormt voor document automation. Heel wat bedrijven gebruiken SharePoint als document management systeem omdat het niet alleen overal beschikbaar is via een browser, maar het neemt ook de boomstructuur over van uw fileserver wat het bewaren van documenten een stuk efficiënter maakt. Voeg daar de optie document automatisering aan toe en u heeft de ideale tool voor handen voor een effectieve documentenflow. Maar wat kan u juist doen met document automation in SharePoint?

Eenvoudig documenten creëren

Binnen elk bedrijf zijn er verschillende documenten die dagelijks hergebruikt worden. Denk bijvoorbeeld aan templates voor offertes, onkostennota’s, verslagen, lastenboeken, enzovoort. Helaas verliezen werknemers heel wat tijd met het telkens opnieuw opmaken van deze gelijkaardige documenten.

SharePoint document template

Door gebruik te maken van de Aurelium SharePoint oplossing kunnen werknemers op een eenvoudige manier sneller documenten creëren en versturen die steeds in lijn liggen met de huisstijl van uw bedrijf. Het enige dat uw werknemers hoeven te doen, is de juiste template kiezen, de nodige informatie toevoegen of aanpassen en klaar! Geen inconsistenties meer tussen de verschillende documenten die binnen uw bedrijf circuleren, maar een communicatie met een sterke merkidentiteit. Daarnaast verlicht deze automatisering ook de workload van uw werknemers en kunnen ze meer tijd spenderen in meer belangrijke taken dan opmaak van bedrijfsdocumenten.

Heldere structuur voor betere filtering

Document automatisering in SharePoint biedt niet alleen een eenduidige communicatie, maar zorgt er ook voor dat uw bedrijfsdocumenten steeds op een gestructureerde manier bewaard worden. Dit gebeurt aan de hand van labels of tags die uw medewerkers aan de opgemaakte documenten toevoegen. De labels zorgen ervoor dat de documenten steeds op een eenvoudige manier teruggevonden kunnen worden door middel van een filter in de zoekfunctie.

SharePoint document management

De labels dienen ook als handige ‘triggers’ voor het automatiseren van bepaalde documenten in een handige workflow.

Document automation in workflows

De laatste belangrijke functie van document automation in de Aurelium SharePoint oplossing is het gebruik van documenten in workflows. De automatisering zit dus niet louter in het efficiënter genereren van de documenten, maar ook in het toepassen van handige workflows voor de betreffende bestanden. Werknemers kunnen steeds bepaalde documenten in een geautomatiseerde workflow plaatsen om zo bedrijfsprocessen zoals goedkeuring en signeren vlotter te laten verlopen.

SharePoint workflow

Denk bijvoorbeeld aan de workflow voor een prijsofferte: de werknemer stelt het document in de Aurelium SharePoint oplossing op en plaatst het in een bepaalde map. De workflow start automatisch en de offerte passeert dan automatisch eerst bij de bevoegde manager ter revisie, gaat daarna terug naar de sales om te versturen naar de klant, en na akkoord van de klant wordt het document automatisch opgenomen in de boekhouding.

Document automation in SharePoint zorgt dus niet alleen voor heel wat tijdsbesparing, het optimaliseert verschillende processen binnen uw bedrijf van goedkeuring en revisie tot het verzamelen en versturen van belangrijke documenten. Daarnaast behoudt document automatisering in SharePoint een heldere structuur in uw documentenflow zodat geen enkele medewerker eindeloos op zoek moet naar de juiste bestanden.
 

Nieuwsgierig naar wat u met document automatisering in SharePoint kan bereiken? Schrijf u dan nu in voor onze SharePoint infosessie. Tijdens deze demo-sessie komt u niet alleen te weten hoe u met een vertrouwde mappenstructuur kan werken, u maakt kennis met de voordelen en meerwaarde van document automatisering in SharePoint.

Schrijf in voor een gratis SharePoint infosessie.