Bedrijven beschikken over heel wat documenten die op dagelijkse basis aangemaakt, beheerd, geraadpleegd en bewerkt worden door verschillende medewerkers. Het is dan ook belangrijk dat deze gigantische stroom aan informatie op een gestructureerde en georganiseerde manier opgeslagen wordt.
Een document management systeem is daarvoor de oplossing bij uitstek. Het zorgt voor een verbeterde samenwerking, een efficiënte manier van informatie delen, het optimaliseren van documentenflows en het veilig archiveren van informatie.
Nu, er bestaan heel wat verschillende systemen om uw documenten op te slaan en te structureren, namelijk: OneDrive for Business, Google Drive, SharePoint, Microsoft Teams, enzovoort. Maar wat zijn nu juist de verschillen tussen deze systemen en wat zijn de aandachtspunten? In deze blog bespreken we kort de genoemde systemen. Zo weet u meteen welk systeem het meeste potentieel heeft voor uw MKB.
OneDrive for Business
OneDrive for Business is een online opslagplaats voor bedrijfsbestanden. Documenten kunnen hier opgeslagen en gedeeld worden met een beperkte groep medewerkers en dat vanop om het even welk toestel of locatie. U kan er ook offline mee bestanden bewerken. Aangebrachte wijzigingen worden ook steeds in OneDrive bijgehouden.
Dit systeem heeft bovendien een gebruiksvriendelijke interface. Adoptie van OneDrive for Business verloopt vaak vlot aangezien het systeem eenvoudig te gebruiken is en het snel synchroniseert met PC’s.
Daarnaast heeft OneDrive for Business ook een mobiele applicatie die snel en eenvoudig te downloaden is en die u kan gebruiken om bestanden te uploaden, bewerken en delen in de cloud wanneer u onderweg bent.
Het systeem kent helaas ook enkele nadelen. Zo kan u in OneDrive for Business de omgeving niet aanpassen aan de noden en behoeften van uw bedrijf. Het is ook eerder bedoeld om persoonlijke werkdata op te slaan en minder geschikt om samen te werken aan documenten.
Bovendien kent OneDrive for Business ook enkele beperkingen omtrent toegangsrechten. Zo blijft de persoon die een bepaald document of map deelt met anderen steeds de eigenaar van het document of map. Dit wil zeggen dat de documenten en mappen die hij aanmaakt, enkel geraadpleegd kunnen worden door de eigenaar zelf, of collega's met wie hij ze gedeeld heeft. Daarnaast kan de eigenaar het bestand/map te allen tijde kan verwijderen. Wanneer andere medewerkers toegang gekregen hebben tot dit document/map, en zij de rechten hebben om te bewerken, kunnen ook zij het bestand/map verwijderen.
Google Drive
Google Drive is een bekende cloud service waarmee u aan de hand van mapstructuren bestanden en mappen kan opslaan, delen en bewerken. Het maakt niet uit waar u bent of welk toestel u gebruikt, Google Drive is overal en altijd beschikbaar.
Daarnaast houdt Google Drive steeds een revisiegeschiedenis bij zodat u kan zien welke wijzigingen er recentelijk aangebracht zijn. U kan ook opmerkingen of notities toevoegen aan de bestanden wat samenwerking aan een document eenvoudiger maakt.
Het kan een handige tool zijn om in een klein bedrijf documenten met uw medewerkers te delen, maar voor een grote organisatie is Google Drive niet altijd de beste oplossing voor document management. Zo kunnen alle gebruikers die deel uitmaken van een gedeelde Google Drive, bestanden en mappen verplaatsen, wat sneller per ongeluk kan gebeuren dan u denkt. Bovendien heeft u in Google Drive hetzelfde probleem als in OneDrive dat de persoon die een bestand/map deelt, beschouwd wordt als de eigenaar ervan en dus het recht heeft om dit te allen tijde te verwijderen of het delen stop te zetten.
Microsoft teams
Zoals u weet is Microsoft Teams een overkoepelend systeem dat efficiënte samenwerking in teams stimuleert. Het is niet echt een DMS, maar voor een goede samenwerking is er ook een vlotte documentenstroom nodig waarbij gebruik gemaakt kan worden van versiebeheer, de juiste toegangsrechten en een veilige manier van documenten delen. Daarom zorgde Microsoft voor een optimale integratie met andere applicaties zoals SharePoint.
SharePoint
OneDrive en Google Drive zijn systemen waarmee u documenten kan opslaan, delen en bewerken, maar dit zijn geen échte document management systemen. SharePoint is dat wel en gaat dan ook een heel stuk verder. Het biedt u de mogelijkheid om in te stellen wie er toegang heeft tot bepaalde bestanden en wie niet. Zo is er steeds controle over het beheer van alle informatie en kan u op een veilige manier documenten binnen het systeem delen.
SharePoint zorgt eveneens voor een verminderde opslag door rekening te houden met de levenscyclus van bepaalde processen. Zo kan het bepalen welke bestanden wel en niet meer bewaard moeten worden.
Daarnaast is SharePoint ook een op maat gemaakt platform voor document management en samenwerking. U kan SharePoint namelijk steeds aanpassen aan de behoeften én de look & feel van uw bedrijf. Zo kan u het systeem uitbreiden en gebruik maken van gedeelde agenda’s, ingestelde workflows en dergelijke om de samenwerking aan bestanden te optimaliseren.
Wilt u meer informatie over SharePoint als document management systeem voor uw bedrijf? U komt er alles over te weten in de Aurelium SharePoint workshop. Reserveer snel uw plekje!
