La transition de processus papier à des processus numériques facilite le télétravail et le rend plus efficace. Cette évolution implique également de passer à la signature électronique des documents. C’est tout simplement plus logique, plus rapide, plus sûr et moins cher.
La signature physique n’est pas adaptée aux documents numériques
La transformation numérique d’une organisation passe obligatoirement par la numérisation de ses documents. Or, dans beaucoup d’entreprises, on continue à signer manuellement les documents, comme les contrats. Ce n’est ni pratique ni logique. Et d’autant moins lorsqu’un document doit être signé par plusieurs personnes qui travaillent à des endroits différents. Dans ce cas, la première personne doit en effet imprimer un exemplaire de l’original numérique, le signer, puis l’envoyer par la poste ou le scanner et l’envoyer par e-mail à la personne suivante, et ainsi de suite. En bref, la numérisation est en quelque sorte réduite à néant.
Il faut également savoir que les signatures manuelles ne sont pas sécurisées. Il peut toujours arriver quelque chose lors de l’envoi par la poste ou par e-mail. Des informations contractuelles ou confidentielles peuvent se perdre en chemin ou tomber dans de mauvaises mains. Autre inconvénient : la conservation de documents signés manuellement nécessite énormément d’espace d’archivage. En revanche, le stockage et l’archivage électroniques de documents signés électroniquement permettent de libérer de l’espace au bureau. Sans compter que les utilisateurs autorisés peuvent aussi facilement retrouver ces documents dans les archives électroniques indexées, où qu’ils se trouvent.
Conclusion ? Il convient de signer électroniquement les flux de documents électroniques. Il existe plusieurs types de signatures électroniques. Nous allons vous expliquer quelle signature électronique utiliser dans quel cas.
Trois types de signatures électroniques
Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) définit trois niveaux de signatures électroniques pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur de l’UE : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.
1. Signature électronique simple
Il s’agit d’une signature électronique qui ne satisfait pas aux critères de la signature électronique avancée ou qualifiée (voir plus bas). Mais c’est tout de même le type de signature électronique le plus utilisé en raison de sa facilité. La simple mention de votre nom au bas d’un e-mail peut par exemple déjà être considérée comme une signature électronique. Il est possible de renforcer une signature électronique simple et de lui donner une valeur juridique supérieure en ajoutant une étape d’authentification supplémentaire, au moyen d’un code par SMS par exemple.
En général, la signature électronique simple suffit pour signer :
- des documents RH (comme des accords de non-divulgation et des déclarations de confidentialité) ;
- des contrats commerciaux entre entreprises (comme des accords de non-divulgation, des ordres d’achat, des confirmations de commande, des factures et des rapports d’installation) ;
- des contrats de consommation (dont des documents liés à l’ouverture d’un compte bancaire, des conditions de vente, des conditions de service, des confirmations de commande et des factures).
2. Signature électronique avancée
Il s’agit d’une signature électronique contraignante qui permet d’identifier le signataire et qui offre une sécurité accrue, car elle nécessite une série de contrôles techniques garantissant son authenticité.
La signature électronique avancée s’utilise dans le cadre de transactions financières importantes ou pour signer des documents revêtant des intérêts juridiques importants.
3. Signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée est encore plus sécurisée que la signature électronique avancée, car elle est créée à l’aide d’un dispositif de création de signatures qualifié (comme une carte SIM, une smartcard ou une clé USB) ou est gérée par un fournisseur de solutions dans le cloud autorisé. Elle repose en outre sur un certificat qualifié de signature électronique délivré par un prestataire de services de confiance qualifié. En Belgique, il est par exemple possible de signer avec itsme, une méthode électronique reconnue par le règlement eIDAS.
Les signatures électroniques qualifiées s’utilisent souvent dans des situations où l’on aurait autrement signé à la main. Pensez aux contrats de travail et d’assurance, aux transactions financières (commerce et banque en ligne) et aux procédures administratives (déclarations fiscales et interactions avec des organismes d’assurance maladie).
Quel type de signature convient à votre organisation ?
Votre organisation souhaite passer à la signature électronique ? Vous devez alors trouver un juste équilibre entre sécurité et convivialité. Cette réflexion pourrait vous inciter à opter, au final, pour différents types de signatures électroniques en fonction de la finalité, du montant et du degré de risque des transactions.
Montez d’un cran avec la gestion numérique des contrats
Si vous optez pour la signature électronique, vous avez deux choses à faire. Un : sélectionner une solution logicielle adaptée. Deux : la déployer pour pouvoir l’utiliser sur divers appareils.
Si vos processus et la quantité de contrats que votre entreprise doit établir et signer le justifient, il peut être intéressant de choisir une solution de gestion numérique des contrats, qui propose des processus de signature électronique.
La gestion numérique des contrats permet :
- de limiter les erreurs commises lors de l’établissement des contrats ;
- de réduire les coûts administratifs et juridiques ;
- d’avoir une vue plus claire de l’ensemble des contrats ;
- de garder à l’œil les échéances critiques et la durée des contrats ;
- de renforcer la protection des informations en éliminant le risque de perdre des contrats papier.
Vous l’aurez compris : avec une solution de gestion numérique des contrats, la gestion des contrats n’est plus seulement une nécessité administrative, mais devient un facteur permettant d’optimiser les performances de votre entreprise. Dans tous les cas, veillez à choisir un fournisseur bénéficiant d’une vaste expérience et en mesure de proposer plusieurs solutions.
