Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à découvrir les avantages et l’efficacité de Microsoft Teams. Grâce à un hub numérique comme Teams, les travailleurs ont la possibilité de collaborer plus efficacement dans le cadre d’un projet en faisant appel à différents outils et applications. Ce n’est pas un simple outil de messagerie, mais plutôt une façon moderne de collaborer et d’interagir.
Vous souhaitez utiliser Microsoft Teams dans votre entreprise ? Voici quelques points d’attention et conseils qui pourront vous aider à adopter cette nouvelle manière de travailler.
Commencer à utiliser Microsoft Teams
C’est très simple. Teams est disponible au téléchargement en version desktop et version mobile, ce qui facilite considérablement la collaboration depuis différents endroits.
Si votre entreprise dispose d’Office 365, vous pouvez y télécharger la version desktop de Teams. L’application mobile est disponible dans les stores habituels.
Il convient de souligner qu’avec Microsoft Teams, l’accent porte sur la conversation. Cela ne signifie pas qu'il se limite à des conversations par chat et vidéo. Teams offre beaucoup plus. Par conversation, il y a lieu d’entendre que, contrairement aux autres plateformes de coopération, Teams regroupe une foule de discussions et réunions en une seule plateforme. De cette manière, tous les membres du groupe de projet sont informés de tout et les interventions peuvent souvent se faire plus rapidement.
Microsoft Teams offre bien évidemment aussi la possibilité de consulter des fichiers, de les partager et de les adapter dans un environnement de projet. Il rassemble tous les fichiers, informations et discussions en un endroit centralisé.
Création d'équipes et de canaux
Après avoir téléchargé Microsoft Teams, vous pourrez commencer à créer votre plateforme. Et tout commence bien entendu par la création d'équipes et de canaux. Les canaux (ou « channels ») sont des subdivisions dans une équipe, par ex. dans l’équipe « Marketing », vous pouvez, en plus du canal standard « général » ajouter un canal pour « campagnes », « événements », etc.
Soyez prudent lors de ces premières étapes : préférez un nombre limité de grands canaux à un grand nombre de petites équipes avec peu de canaux.
Chaque canal contient plusieurs onglets standard : discussions, fichiers et notes. Vous pouvez également ajouter des onglets pour des fichiers spécifiques (Word, Excel, etc.) ou d’autres applications (planner, Forms, etc.) qui sont souvent utilisées ou consultées. Personne ne devra ainsi les chercher, elles seront donc disponibles de tous depuis un point central.
Communiquer dans les canaux ou par le biais du chat
Soyez actif dans vos différents canaux et équipes pour favoriser un bon fonctionnement de la plateforme. Vous pouvez publier des messages et les adresser à toute une équipe en utilisant le @ suivi par le nom de l’équipe. Il en va de même pour un canal (« @ » nom canal) ou un individu (@ nom individu). Vous pouvez personnaliser vos publications ou leur apporter une touche d’humour en utilisant des GIF, émojis ou memes. Ces touches ludiques agrémentent en effet souvent la conversation.
Microsoft Teams possède également une fonction chat qui vous permet de discuter avec vos collègues, individuellement ou en groupe, au moment où vous en avez besoin. La principale différence avec les conversations dans un canal est que les chats sont moins structurés. Sous l’onglet « conversations », plusieurs discussions peuvent se mener en même temps. La plateforme les regroupe.
Intégration de services et applications
Comme indiqué, vous pouvez ajouter dans Microsoft Teams des applications comme Word, Trello, PowerPoint, Excel, YouTube, etc. Tous les outils nécessaires sont ainsi regroupés en un seul endroit.
Vous pouvez également épingler vos principaux sites Web dans votre tableau de bord dans Microsoft Teams. Cette option peut s’avérer pratique pour un suivi en direct d'un site Web, le suivi de l’actualité, etc. Vous pouvez également paramétrer et recevoir des messages push de services comme Twitter. Tous les membres de votre équipe seront ainsi informés des dernières informations.
Vous l’avez donc compris : Microsoft Teams est une vaste plateforme qui combine et relie personnes, discussions, contenu, fichiers et applications.
