Logiciels et technologie sont de plus en plus liés dans nos processus d’entreprise quotidiens. En cette période d'incertitude financière globale, il est dès lors crucial pour les organisations de gérer efficacement leurs logiciels et d'optimiser les frais IT.
Nombre d’entreprises ne savent pas encore qu’elles peuvent réaliser des économies grâce à une bonne gestion des actifs logiciels ou Software Asset Management. Nombre d’entreprises continuent de rogner sur la technologie et l’achat de licences logicielles officielles. Elles le font parfois involontairement, mais pas toujours. Sans programme SAM efficace, les entreprises risquent cependant de s’exposer à de l’inefficacité, des dépenses IT accrues, des frais de support accrus et des budgets gaspillés. Sans oublier les implications juridiques et les amendes élevées liées à l’utilisation de logiciels sans licence.
Qu’est-ce que la gestion des actifs logiciels ?
La gestion des actifs logiciels est l’ensemble des processus d’entreprise, procédures et personnes qui veillent à la gestion, au contrôle, à l’optimisation et à la protection efficaces des licences logicielles au sein d’une organisation, dans toutes les phases de leur cycle de vie.
Pour obtenir de plus amples informations sur la Gestion des actifs logiciels et ses différents fondements, veuillez consulter l’article La gestion des actifs logiciels expliquée en 10 minutes.
Comment réaliser des économies avec la Gestion des actifs logiciels ?
Il y a deux manières efficaces dont la Gestion des actifs logiciels vous permet de réaliser des économies. La première est réactive, sous la forme d'un maintien sous contrôle des frais et des risques. La deuxième est plus proactive, la Gestion des actifs logiciels créant le cadre idéal pour l’optimisation de vos ressources IT et la réalisation d’un meilleur ROI.
Frais et risques
Utilisation optimale de ce que vous possédez déjà
Si le coût d'un ordinateur ou ordinateur portable a aujourd’hui considérablement diminué, celui des logiciels peut parfois être dix fois supérieur. Ce qui signifie que les licences logicielles représentent une part importante de vos dépenses IT. Veillez donc à ce que votre entreprise puisse maximiser le ROI de cet investissement. Cette tâche n’a souvent rien d’aisé, étant donné que les fournisseurs de logiciel ont un modèle de licence propre.
Voici dès lors ce qu'il est important de savoir :
- les licences dont vous disposez
- ce qu’elles vous permettent de commencer
- qui utilise quelle licence.
Grâce à la gestion d’actifs logiciels :
- vous pouvez déterminer les logiciels dont vous avez vraiment besoin et leur nombre,
- vous éviterez de payer de trop pour des licences que vous n’utilisez pas (plus),
- vous pourrez réattribuer des licences non utilisées ou les supprimer du contrat de licence.
Limiter les risques de sécurité
Une entreprise qui ne sait pas quels logiciels elle utilise n’est pas en mesure de se protéger contre des risques de sécurité potentiels. Les shareware, les logiciels open source et les logiciels piratés constituent un risque accru étant donné que leurs mises à jour de sécurité/correctifs ne sont pas aussi réguliers et cohérents que ceux des grands fournisseurs logiciels.
Grâce à la gestion d’actifs logiciels :
- Vous gardez le contrôle des logiciels installés dans votre organisation
- Vous pourrez éviter les téléchargements non autorisés
- Vous pourrez minimiser vos risques de sécurité
- Vous pourrez optimiser la stabilité de votre environnement.
Réduction des frais de support
Lors de la résolution de problèmes informatiques, environ 50 % du temps est consacré à l’identification de la configuration exacte de l’appareil. Si votre programme SAM tient à jour pour vous les utilisateurs de chaque logiciel sur chaque appareil, la résolution de problèmes gagnera considérablement en efficacité.
Grâce à la SAM, vous pouvez également empêcher l’utilisation de logiciels non autorisés (et éventuellement incompatibles), vous rencontrerez bien moins de problèmes et vos collaborateurs auront moins recours au HelpDesk.
En outre, seuls des logiciels sous licence seront utilisés dans votre organisation, le fournisseur de licence prévoyant également un support efficace. Ce n’est pas le cas avec un logiciel non enregistré, ce qui peut induire des problèmes techniques persistants et une hausse des frais de support.
Minimiser les risques juridiques
La découverte d'une non-conformité pendant un audit logiciel peut coûter très cher, provoquer des situations gênantes et est souvent une catastrophe sur le plan des relations publiques.
Selon Gartner, votre entreprise a 68 % de chances de faire l’objet dans les 12 mois à venir d’un contrôle par un fournisseur de logiciels. Ce pourcentage ne va faire qu’augmenter à l’avenir, vu que les marges sur les logiciels sont de plus en plus faibles et que les grands fournisseurs de logiciel tenteront de conserver leurs revenus de licence en augmentant le nombre d’audits.
Grâce à la gestion d’actifs logiciels :
- Vous pouvez limiter les risques financiers et juridiques liés à un éventuel audit logiciel,
- Vous pouvez aborder en toute sérénité une demande d’audit de la BSA,
- Vous pourrez opter en âme et conscience pour les meilleures options de licence.
Optimiser les ressources IT
Dès que votre programme SAM sera fonctionnel, vous pourrez aller un peu plus loin dans la gestion des coûts et des risques en optimisant vos ressources IT afin d’en tirer un ROI maximal.
Grâce à la gestion d’actifs logiciels :
- Vous pourrez réduire les coûts en passant à des achats centralisés,
- Vous serez en mesure d’acquérir une meilleure position de négociation avec les fournisseurs de logiciel,
- Vous pourrez simplifier le déploiement, l’achat et le support grâce à la normalisation et l’automatisation
- Vous pourrez réduire les frais de support grâce à la normalisation
- Vous pourrez éviter les redondances et avoir la certitude que chacun dispose de ce dont il a besoin
- Vous pourrez décharger votre département informatique en évitant les complications IT inutiles,
- Vous serez en mesure d'établir un plan détaillé pour la sauvegarde et la reprise.
Selon Gartner, les plus grandes entreprises qui investissent dans la gestion des actifs logiciels peuvent économiser sur les 12 premiers mois seulement déjà 30 % de leur budget en matériel et logiciel, avec des économies incrémentales de jusqu’à 5 % les années suivantes.
Quand on sait que le matériel et le logiciel représentent 20 % du budget informatique total, les économies peuvent être de taille.
Envie de vous lancer dans la gestion des actifs logiciels ?
Même si le démarrage d’un programme SAM induit un coût de départ, il permettra à votre entreprise de réaliser de considérables économies à plus long terme.
Se lancer dans la gestion d’actifs logiciels peut sembler ardu. Nous vous avons donc préparé cette check-list pratique.
