We krijgen steeds meer informatie te verwerken waardoor het alsmaar moeilijker wordt om een overzicht te behouden. Veel bedrijven zijn daarom op zoek naar een manier om documenten gestructureerd te bewaren en archiveren. Een goed werkend DMS, Document Management Systeem, is de oplossing en SharePoint het perfecte voorbeeld.
SharePoint is een veilig Microsoft platform voor het opslaan, delen, organiseren en gebruiken van informatie vanop om het even welk toestel. We leggen u hieronder uit wat de voordelen van SharePoint als DMS zijn.
Wil je na het lezen van dit artikel meer informatie over Sharepoint of de opzet en gebruik van een intranet en document management systeem? We organiseren dit jaar nog enkele zeer interessante infosessies over dit thema. Deelname is bovendien volledig gratis. Schrijf je in via onderstaande knop.
Eenvoudig opzoeken van documenten
SharePoint beschikt over een geavanceerde zoekfunctie met slimme filters om het opzoeken van documenten zo efficiënt mogelijk te maken. Naast de zoekterm zelf kan u aanduiden binnen welke zoekgroep u wil gaan zoeken, u kan gebruik maken van automatische suggesties en kan de ‘laatst gewijzigd’ zoekdatum aanpassen om meer te specifiëren. Ook de metadata ingegeven bij het opslaan van documenten, helpt u bij de zoektocht naar een bepaald bestand.
Documenten aanmaken
In SharePoint kan elk Microsoft Office document aangemaakt en aangepast worden met gepersonaliseerde templates. Wanneer het document opgeslagen wordt, kan er gebruik gemaakt worden van metadata waardoor een betere identificatie mogelijk is. Dat kan helpen bij het opzoeken van bepaalde bestanden.
Versiebeheer
Een van de interessante voordelen van SharePoint is de mogelijkheid tot versiebeheer. Met een uitbereiding van het standaard platform kan er per document een overzicht bewaard worden van alle wijzigingen die in het bestand aangebracht werden. Op die manier kan er altijd teruggeschakeld worden naar oudere versies van het bestand.
Veiligheid en archivering
Wanneer u SharePoint als DMS gebruikt, kan u instellen wie er toegang heeft tot het raadplegen en aanpassen van de verschillende bestanden. Er kan ook nagegaan worden wie welke aanpassingen doorvoerde in een bepaald document.
In de on-premise versie van het platform bepalen standaard SharePoint policies hoelang bestanden in uw omgeving bewaard blijven voor ze gearchiveerd worden. Op deze manier blijft uw SharePoint DMS gestructureerd, up to date en overzichtelijk.
Integratie met andere applicaties
SharePoint integreert naadloos met alle applicaties van Microsoft Office om documenten op te slaan, te delen en op te zoeken. Het bewerken van deze documenten kan volledig vanuit de browser zonder dat er extra software voor nodig is.
Bent u nieuwsgierig naar de meerwaarde van SharePoint voor de KMO? Schrijf je dan snel in voor één van onze gratis sessies over Sharepoint, of download hieronder ons gratis eBook "SharePoint voor KMO's".
