Data, daar draait het tegenwoordig helemaal om en dat zal in de toekomst niet snel veranderen. Data bevat heel wat cruciale informatie voor bedrijven, maar het vergt ook heel wat inspanning om deze data om te toveren in bruikbare inzichten. Handige tools als Excel en Power BI kunnen een heel stuk bij helpen bij Business Intelligence. Maar wat is Power BI juist en op welke vlakken verschilt deze tool van de analysemogelijkheden van Excel? We leggen het u graag even kort uit.
Wat is Power BI?
Wel, Power BI is een krachtige Business Intelligence-tool van Microsoft die u de nodige inzichten geeft om de juiste beslissingen te nemen. Aan de hand van de rapportages en dashboards kan u in één oogopslag kijken hoe het met uw bedrijf gaat, welke zaken er verbeterd moeten worden en op deze nieuwe kennis inspelen. Power BI is dus een gecentraliseerde hub die medewerkers in staat stelt om op een eenvoudige manier informatie uit de enorme hoeveelheid gegenereerde data te halen, interpreteren en visualiseren.
Power BI werkt in verschillende stappen, namelijk: databronnen ontsluiten en combineren, de data opkuisen en transformeren, de gegevens modelleren, data-analyse en berekeningen, visualisatie en weergave in dashboards, publicatie en weergave op elk toestel of gebruik in applicaties.
Excel vs. Power BI: wat zijn de mogelijkheden?
Maar wat zijn de verschillen in Excel vs. Power BI dan juist op vlak van analyse- en rapportage mogelijkheden? Wel, we kennen natuurlijk allemaal Excel om berekeningen te maken aan de hand van handige formules of om onze data in draaitabellen om te zetten. Een handig softwareprogramma, maar voor grote analyses en rapportages toch wel tijdrovend. Je moet immers de data naar Excel overbrengen, data bewerken aan de hand van formules en deze in draaitabellen en grafieken weergeven om de belangrijke gegevens te visualiseren. Deze verschillende acties zorgen ervoor dat u langer bezig bent met rapporteren dan met het daadwerkelijke analyseren van deze cruciale gegevens.
Met Power BI verloopt dit proces van rapporteren en analyseren een heel stuk vlotter. We kunnen namelijk alle bovenstaande stappen in Power BI automatiseren. U hoeft slechts één keer de juiste stappen in te geven waarna de tool deze stappen telkens opnieuw zal herhalen. Power BI haalt de data automatisch uit verschillende bronnen, legt connecties en bewerkt deze data tot ze helemaal opgekuist is. Op deze data worden dan vervolgens dashboards gemaakt die uw organisatie de inzichten zal geven die u nodig heeft om de juiste beslissingen te nemen. Door de geautomatiseerde werking van Power BI spendeert u minder tijd aan het maken van de rapporten zodat u voldoende tijd heeft om te analyseren. Door de opgemaakte dashboards heeft u meteen een overzicht van alle informatie die u nodig heeft voor deze analyses.
Een ander belangrijk voordeel van Power BI is dat je visualisaties meteen ook gebruikt kunnen worden als filters. Zo kan je bijvoorbeeld over verschillende grafieken heen doorklikken om gevoelsmatig resultaten op te halen. In Excel is dat helemaal niet mogelijk. Daarnaast is ook de verwerkingssnelheid van de data een groot pluspunt van Power BI. Het werkt immers op RAM-geheugen in plaats van disk storage zoals bij Excel het geval is. Deze hoge verwerkingssnelheid zorgt ervoor dat wanneer je aanpassingen aanbrengt, ze ook onmiddellijk uitgevoerd worden. Je hoeft dus niet te wachten tot query's verwerkt zijn, je kan onmiddellijk alle nodige informatie opvragen.
Er zijn ook nog enkele andere verschillen tussen Excel en Power BI wanneer het gaat om rapportages en data-analyse. Zo focust Excel zich voornamelijk op eenvoudige en gestructureerde data modellen met verschillende features, maar concentreert Power BI zich meer op snelle en flexibele data-invoer en het bouwen van complexe datamodellen. Verder is Excel meer een traditioneel spreadsheet-programma met vast features, Power BI kan u dan weer beter interpreteren als een geavanceerde analytics tool met een verscheidenheid aan features om data te interpreteren en te vergelijken.
Conclusie: Excel is zeker geen slecht softwareprogramma om data te analyseren wanneer het gaat om snelle en minder complexe rapportages zoals kleine ad-hoc rapporten. Power BI daarentegen is meer geschikt voor business analisten die de vrijheid willen om rapportages te maken die hun specifieke vragen kunnen beantwoorden. Het is een ideale tool voor het maken van dashboards, het bepalen van KPI’s en het omzetten van data in duidelijke visualisaties.
Wenst u meer informatie over wat Power BI voor uw KMO zou kunnen betekenen en wat u ermee kan doen? Schrijf u dan nu in voor onze Power BI workshop en kom meer te weten over de meerwaarde van Power BI voor uw organisatie.
