U zal ongetwijfeld al gehoord hebben van Microsoft Teams, de digitale werkomgeving van Microsoft die medewerkers, content, tools en conversaties samenbrengt. Door gebruik te maken van deze omgeving kunnen teams efficiënter samenwerken om meer doelen te bereiken.
Nu, Aurelium begeleidt niet alleen bedrijven in hun overstap naar Microsoft Teams, we maken er ook zelf gebruik van. In deze Microsoft Teams use case lichten we graag even toe waarom deze digitale werkomgeving een meerwaarde is voor ons bedrijf, hoe we de implementatie uitgevoerd hebben en wat de voordelen ervan zijn voor een KMO.
Waarom Aurelium kiest voor Microsoft Teams
Als IT-bedrijf is het natuurlijk belangrijk dat we bij Aurelium een uitgebreide kennis hebben van de producten en tools die we promoten. Deze kennis vergaren we niet alleen door erover te lezen, maar vooral door zelf de tools te gebruiken, te ontdekken wat de mogelijke valkuilen zijn en hoe we deze kunnen oplossen of vermijden. Zelf starten met Microsoft Teams was dan een logische keuze en daar kom je in deze use case meer over te weten.
Natuurlijk heeft Microsoft Teams ook voor ons een belangrijke meerwaarde. Onze medewerkers maakten intensief gebruik van Skype for Business voor zowel interne als externe communicatie. Heel wat medewerkers van Aurelium zijn immers vaak op de baan of werken op locatie. Efficiënt met elkaar en met klanten communiceren en samenwerken is dan ook onontbeerlijk. Skype for Business maakte deze communicatie mogelijk en werd dé tool voor Aurelium. Tot Microsoft aankondigde dat Skype for Business geïntegreerd werd in Microsoft Teams… Om nog steeds gebruik te kunnen maken van deze cruciale functie en te kunnen genieten van andere handige samenwerkingstools besloten we over te schakelen naar Microsoft Teams.
Plan van aanpak voor implementatie
Ervaring met de implementatie van Yammer, een hele tijd geleden, leerde ons dat elke medewerker vrijlaten in het creëren van een eigen structuur niet meteen de beste aanpak was. Om te vermijden dat Teams een complete warboel werd, kozen we voor een gestructureerde manier van werken. We ondervraagden een tiental stakeholders over onze huidige manier van werken en bouwden op basis daarvan een duidelijke structuur voor onze Teams-omgeving. Vervolgens maakten we voldoende tijd vrij om Microsoft Teams aan alle collega’s uit te leggen. We lichtten niet enkele de werking van de omgeving toe, maar ook waarom we Teams in ons bedrijf wilden gebruiken en waarom we voor die bepaalde structuur kozen.
U kan zich wel inbeelden dat sommige mensen graag vasthouden aan hun eigen manier van werken of niet meteen het nut inzien van opnieuw een nieuwe werkmethode te implementeren. Die algemene informatie over Microsoft Teams en vooral het begrijpen van de meerwaarde voor Aurelium, was cruciaal om iedereen mee aan boord te krijgen voor een efficiënt gebruik.
Dat een switch niet altijd evident is, bleek ook uit de implementatie van Microsoft Teams als telefooncentrale. We besloten om even dubbel te draaien met Skype for Business en Microsoft Teams zodat we problemen konden detecteren en oplossen zonder grote gevolgen.
Het resultaat
Ondertussen gebruiken bijna alle medewerkers bij Aurelium Microsoft Teams voor gesprekken (chat en telefoneren), online vergaderingen, documenten delen, notities bijhouden en delen, enzovoort. Het stimuleert samenwerken door de vlotte communicatie en toegang tot alle nodige informatie. Alle toegevoegde commentaren aan documenten en in gesprekken worden voortdurend bijgehouden in Teams waardoor iedereen binnen onze teams over dezelfde informatie beschikt.
Bovendien koppelden we Power BI, SharePoint en Yammer aan onze Teams-omgeving waardoor onze medewerkers over alle nodige tools beschikken om hun job zo doeltreffend mogelijk te kunnen uitvoeren en op een efficiënte manier te kunnen samenwerken.
Nu, eerlijk is eerlijk. Natuurlijk was niet iedereen even snel mee weg met Microsoft Teams en vergt het tijd om de werkmentaliteit bij medewerkers te veranderen. Een goede structuur en de nodige begeleiding, naast voldoende tijd, zijn daarom essentieel.
Microsoft Teams: al doende leren
Uit onze eigen ervaring met het overstappen naar Microsoft Teams, leerden we veel en nog steeds trouwens. Niet enkel hoe de digitale werkomgeving juist werkt, maar ook mogelijke valkuilen die u als bedrijf zou kunnen tegenkomen en hoe deze kunnen vermeden of opgelost worden.
De manier waarop we Microsoft Teams bij onze klanten introduceren is gelijkaardig aan ons eigen opstartproces. We gaan steeds kijken naar de huidige IT-situatie van de klant, zitten samen met enkele medewerkers om pijnpunten uit te zoeken en er een oplossing voor te vinden. We adviseren onze klanten voortdurend over de verschillende aspecten van de omgeving en zorgen er mee voor dat elke werknemer begrijpt waarom er gekozen werd voor Microsoft Teams en wat de meerwaarde ervan voor hen is.
Voordelen van Microsoft Teams voor een KMO
Nu komen we natuurlijk bij de belangrijke vraag: wat is nu concreet de meerwaarde van Microsoft Teams voor KMO’s? Wel, heel wat bedrijven gebruiken momenteel Skype for Business als middel om te communiceren met collega’s en klanten. Dit is vooral het geval bij mensen die heel wat informatie moeten verwerken en bij werknemers die vaak op locatie werken. Omdat Skype for Business volledig geïntegreerd zal worden in Microsoft Teams is het voor die bedrijven aangewezen om de overstap te maken naar dit digitale platform. Het dient als de ideale plek waar medewerkers kunnen samenkomen om informatie met elkaar te delen en samen te werken.
Hetzelfde geldt voor verschillende departementen binnen eenzelfde bedrijf die voor bepaalde projecten met elkaar samenwerken. Door het aanmaken van een team waarin alle informatie kan gedeeld worden en medewerkers op een vlotte manier met elkaar kunnen communiceren, kan het project op een efficiënte manier uitgewerkt worden.
Bent u geïnteresseerd in Microsoft Teams voor uw KMO en had u graag meer informatie over de verschillende features en mogelijkheden? Schrijf u dan nu in voor onze Microsoft Teams workshop. Tijdens deze infosessie delen onze consultants graag hun bevindingen over deze digitale werkomgeving en wat het voor uw bedrijf zou kunnen betekenen.
