De digital workplace of digitale werkplek is niets nieuws in onze blog. We schreven al over wat het precies is en het belang ervan voor uw werknemers. De digitale werkplek biedt dan ook heel wat voordelen zoals flexibeler werken en efficiënt samenwerken vanop afstand. Bovendien zijn alle tools, data en bestanden beschikbaar vanop een gecentraliseerde plek, handiger kan haast niet! Flexibeler en efficiënter werken en samenwerken op afstand, met al je tools en data en bestanden op één gecentraliseerde plek: de voordelen van de digitale werkplek zijn voor de lezers van deze blog allang geen geheim meer. We schreven eerder al over het hoe van de digital workplace en het belang voor uw werknemers.
Maar hoe bouwt u nu zo'n digitale workplace? En welke IT-oplossingen zijn er zoal voorhanden? Dat komt u te weten in deze blog!
Microsoft 365
Even beginnen bij het begin: werken in de cloud is niet meer weg te denken in de professionele wereld. Het biedt niet alleen een veilige manier van opslaan, maar zorgt er ook voor de iedereen steeds beschikt over de nodige data en bestanden. Zo kan elke medewerker op elke locatie en met eender welk toestel zijn taken uitvoeren en vlot met collega’s samenwerken.
Microsoft 365 biedt allerlei tools en diensten aan die uw werknemers kunnen ondersteunen bij het zo efficiënt mogelijk werken. De mogelijkheden en functionaliteiten zijn zeer uitgebreid wat het dus een onmisbare basis voor uw digitale werkplek maakt. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van standaard apps als Word, Excel en PowerPoint in de cloud, OneDrive en PowerApps, maar ook aan samenwerkingstools als Microsoft Team, SharePoint en Yammer. Planner, enzovoort.
Het grote voordeel van M365 is de enorme schaalbaarheid die het biedt. Zo betaalt u alleen voor datgene wat u nodig heeft, en wanneer u het nodig heeft. U kan makkelijk opschalen als uw bedrijf groeit, of verlagen wanneer het even wat minder gaat. Daarnaast geeft Microsoft 365 u ook de kans om samenwerking te stimuleren op een veilige en gebruiksvriendelijke manier.
Microsoft Teams
Ongetwijfeld de meest gekende IT-oplossing van het voorbije jaar door de coronacrisis. Niet vreemd natuurlijk gezien het de app bij uitstek werd voor veel bedrijven om tijdens het telewerken in contact te blijven en samen te werken met collega’s en klanten.
Met Teams kan u via chat en videocall communiceren met collega’s en externen. U kan er ook kanalen aanmaken waarin u efficiënt kan samenwerken aan projecten. Alle informatie, gaande van bestanden en gegevens tot gehele communicatie en gedeelde bronnen worden verzameld op één gecentraliseerde plek. Zo is het niet alleen eenvoudiger om alles met anderen te delen, maar ook om samen realtime aan de inhoud te werken.
Teams is dankzij deze handige mogelijkheden uitgegroeid tot een hoeksteen van de digital workplace. Het wordt door Microsoft voortdurend bijgewerkt en voorzien van nieuwe features. Zo kunnen uw medewerkers efficiënter werken en makkelijk samenwerken op afstand. Microsoft Teams werkt bovendien naadloos samen met de andere Microsoft 365-applicaties en andere samenwerkingsapps zoals Trello, Asana, Google Drive enzovoort.
SharePoint
Geen goede digitale werkplek zonder een efficiënt documentmanagementsysteem of DMS: daarin kan u eenvoudig en overzichtelijk documenten bewaren, delen en opzoeken, waardoor uw werknemers productiever zullen zijn. SharePoint is zo’n handige tool die u kan inzetten alles DMS. Het beschikt bovendien over de mogelijkheid tot versiebeheer én het bepalen van toegangsrechten tot bepaalde documenten. Zo gaat geen enkele versie verloren, is er geen verwarring mogelijk en bewaakt u de veiligheid van uw bedrijfsinformatie.
Daarnaast kan u SharePoint ook gebruiken als intranet, een gecentraliseerde plek voor het delen van sectoraal en bedrijfsnieuws, informatiebronnen enzovoort. Dankzij SharePoint kunnen u en uw medewerkers makkelijk aan alle informatie die jullie nodig hebben, en werkt u efficiënter samen. SharePoint als intranet kan ook bijdragen tot bedrijfsprocesautomatisering waardoor de productiviteit binnen uw organisatie verhoogt. Denk bijvoorbeeld aan vakantieaanvragen, goedkeuringen van offertes, doorsturen van facturen enzovoort.
Power BI
We verzamelen vandaag massa's bruikbare data, en ze zijn van onschatbare waarde. Maar ze verwerken tot bruikbare inzichten is een stevige uitdaging. Gelukkig ontwikkelde Microsoft Power BI om u daarbij te helpen. Zo kan u niet alleen de data uit verschillende bronnen verzamelen, maar ook visualiseren in rapporten en dashboards. Die kan u daarna delen met uw collega’s en er samen aan werken. Power BI kan bovendien naadloos geïntegreerd worden met andere apps van Microsoft zoals Excel, wat het een onmisbare tool maakt in uw digitale werkplek.
Belang van security
Welke IT-oplossingen u ook kiest, altijd geldt: safety first. Het aantal cyberaanvallen en datalekken is immers de voorbije jaren sterk toegenomen, en ze worden ook steeds complexer. Van plan om een digitale werkplek op te zetten? Dan houdt u best hiermee rekening:
-
Zorg voor toegangscontrole en multifactorauthenticatie zodat enkel de mensen met de juiste machtigingen toegang hebben tot de digitale werkplek, apps en documenten.
-
Vermijd shadow IT
-
Zorg voor een goede firewall en een veilige netwerkverbinding
-
Verhoog het bewustzijn bij uw werknemers over phishing en andere ransomware, logins en wachtwoorden, gebruik van social media voor professionele doeleinden, veilig thuiswerken enzovoort.
-
Zorg voor een goede back-up en een disaster recovery plan
Wenst u meer informatie over hoe deze IT-oplossingen een meerwaarde kunnen zijn voor uw digital workplace? Of bent u op zoek naar een IT-partner die u kan begeleiden en ondersteunen bij het opzetten van een digitale werkplek voor uw werknemers? Twijfel niet, neem contact met ons op!
Aurelium biedt heel wat IT-oplossingen voor de perfecte digital workplace. Daarnaast zorgen we ook voor de nodige infosessies en trainingen, zodat iedereen binnen uw organisatie mee op de kar springt en uw digitale werkomgeving optimaal gebruikt.
