De nos jours, tout tourne autour des données. De nombreuses entreprises sont assises sur une montagne de données qu'elles doivent traiter afin de mieux appréhender leurs propres activités ainsi que celles du secteur et du marché. Pour pouvoir utiliser ces monceaux d'informations et en extraire des renseignements utiles, il est important de présenter les données de manière claire. Ainsi, les utilisateurs pourront retrouver les informations les plus pertinentes en un clin d'œil.
La visualisation des données dans des « business dashboards » limpides est donc vivement recommandée. L'outil Power BI peut vous aider. Mais avant d'approfondir la question, nous souhaitions vous expliquer pourquoi la visualisation est si importante et quels sont les éléments essentiels pour un tableau de bord bien clair.
Visualisation des données et tableaux de bord Business
Les données d'entreprise déjà disponibles sont complétées chaque jour par de nouvelles données qui doivent être converties en informations utilisables, et être analysées afin d'en distiller des informations pertinentes. L’analyse des données sera plus aisée si celles-ci sont présentées de façon visuelle, car une longue liste de chiffres est plutôt indigeste et peut être source de confusion. La visualisation des données est donc essentielle pour établir des rapports d'entreprise, vu qu'elle permet d'extraire plus rapidement et plus efficacement des connaissances à partir des données, afin de prendre les décisions requises.
Un tableau de bord est une forme de visualisation des données, qui vous indique en un clin d'œil si votre entreprise est en bonne santé ou s'il y a des points névralgiques. Il tient en outre les équipes informées de leurs cibles, pour qu'elles puissent éventuellement fournir quelques efforts supplémentaires. Il s’agit d’un outil pratique pour vous assurer que tous vos collaborateurs disposent des mêmes informations et sont sur la même longueur d'onde. En d'autres termes : un tableau de bord Business donne une image claire de la situation du moment à tous les membres de votre entreprise.
La valeur ajoutée d'un outil de visualisation des données
Il existe divers outils ou applications permettant de rassembler les données de différentes sources et de les visualiser sur des tableaux de bord. Ces outils offrent une importante valeur ajoutée aux personnes qui doivent traiter, interpréter et présenter les données. En effet : elles ne doivent plus consacrer de temps inutile au rassemblement et à la visualisation des données, ni à l'établissement et à la mise au point de rapports. Dès qu'un tableau de bord est en place, elles disposent de toutes les informations requises en un rien de temps.
Cela dit, un outil de visualisation des données peut s'avérer une source d'informations utile pour tous les collaborateurs. Ces derniers peuvent non seulement consulter les tableaux de bord généraux, mais également créer leurs propres tableaux de bord à partir des rapports disponibles, via un outil tel que Power BI. Ils pourront ainsi distiller les informations pertinentes pour eux à partir de toutes ces données.
Points d'attention et composantes d'un tableau de bord Business
Il va de soi que pour pouvoir réaliser un bon tableau de bord, vous devez disposer des données requises. Mais d'autres éléments importants entrent également en ligne de compte. Ainsi, pour la visualisation de vos données, vous devez bien réfléchir aux utilisateurs finaux du tableau de bord : qui sont-ils et qu'attendent-ils du tableau de bord ? Quels objectifs veulent-ils atteindre ? Dans ce contexte, il est utile de noter quelques brefs scénarios en déterminant à chaque fois les indicateurs adéquats qui doivent apparaître dans le tableau de bord. Ainsi, la comparaison chiffre d'affaires/budget et bénéfices/pertes ainsi que les coûts d'acquisition constituent des exemples de chiffres importants pour les ventes. Pour votre département financier, il peut être intéressant de paramétrer les liquidités nettes par rapport au budget ou les mois de trésorerie restants. La réalisation d'un tableau de bord commence donc toujours par l'utilisateur final et non par les données collectées.
Pour afficher visuellement ces indicateurs ainsi que les données collectées, vous utilisez des graphiques. Les graphiques et diagrammes constituent les autres composantes essentielles d'un tableau de bord Business. De nombreuses entreprises ont malheureusement la mauvaise habitude de perdre de vue l’objectif final, par excès de couleurs et de diagrammes en camembert. Ces éléments qui attirent l'attention ne font toutefois que distraire les utilisateurs de l'essentiel et nuisent à l'efficacité de la visualisation des données. Cette dernière repose en effet sur le minimalisme.
Conseils utiles pour les tableaux de bord Business
Pour vous placer d'emblée sur la bonne voie dans le cadre de la visualisation des données, voici encore quelques conseils utiles :
- Pour visualiser des données chronologiques, utilisez de préférence des graphiques linéaires. Les graphiques en bâtons sont à privilégier pour les informations en catégories.
- Un tableau de bord attrayant fait un usage parcimonieux des couleurs et des effets. Un tableau de bord qui ressemble à un bloc de brouillon semble désordonné et est inefficace.
- Un tableau de bord se compose idéalement d'une seule page (ou canevas) et ne présente que les données les plus importantes et pertinentes, afin qu'il vous suffise d'y jeter un coup d’œil pour savoir où une intervention s'impose et quelles décisions sont requises. Pour des informations plus détaillées, vous pouvez toujours consulter les rapports.
- Tenez toujours votre tableau de bord (et donc vos données) à jour.
