Dans nos articles relatifs à la gestion documentaire, nous vous avons expliqué en long et en large l'importance d'un bon système pour gérer vos documents. Un tel « SGD » permet, en effet, à vos collaborateurs de partager efficacement des fichiers à tout moment et d'y travailler à plusieurs en même temps.
Non contentes de communiquer en interne sur certains projets et documents, les entreprises échangent aussi beaucoup d'informations avec leurs clients et collaborent avec d'autres parties externes. Notamment pour l'envoi d'offres à des clients. Ces interactions s'effectuent trop souvent par e-mail ou via d'autres canaux tels que WeTransfer, d'où un imbroglio de messages électroniques, mais aussi la circulation de versions différentes d'un même document à plusieurs endroits. On peut ainsi perdre beaucoup d'informations ou manquer la dernière version d'un document avec, à la clé, une collaboration chaotique.
En d'autres termes : la communication joue un rôle essentiel. Il s'agit peut-être d'un cliché mais c'est la pure vérité pour obtenir les meilleurs résultats et collaborer efficacement avec des parties externes. Alors, que pouvez-vous faire pour optimiser le partage et le traitement de fichiers avec des clients et des externes ? Nous vous l'expliquons dans cet article.
L'importance de la centralisation pour la communication externe
La solution par excellence pour faciliter le partage et le traitement de fichiers avec des clients et des externes réside dans une plateforme centralisée. Une sorte de portail rassemblant toutes vos informations et auquel le client ou la partie externe concernée peut accéder à tout moment. Ainsi, vous pouvez communiquer et collaborer avec vos clients et parties externes sans devoir démêler un écheveau d'e-mails pour parvenir à l'essentiel, et vous trouvez les fichiers adéquats bien plus rapidement. Toute personne externe ayant accès aux documents peut partager des informations avec vos collaborateurs et y travailler avec eux. Un exemple d'une telle plateforme centralisée, d'ores et déjà utilisée par de nombreuses entreprises, réside dans SharePoint.
Les piliers fondamentaux pour le partage de fichiers avec des externes
En plus d'un SGD centralisé, le partage et le traitement de fichiers avec des parties externes doivent s'appuyer sur quelques autres piliers fondamentaux. Voici les principaux éléments à prendre en considération :
Gestion des accès
Une plateforme centralisée regroupant l'ensemble des documents et informations constitue, certes, un outil formidable, mais il est essentiel de garder un œil attentif sur l'usage de la plateforme et de donner un accès adéquat aux clients ou autres externes. Ainsi, par exemple, notre Aurelium SharePoint adapté vous permet de créer un portail destiné à la collecte et à l'enregistrement de toutes les données. Vous pouvez ensuite le partager totalement ou partiellement avec des externes. C'est vous qui décidez quels documents ils peuvent ou non consulter et traiter. Ainsi, vous pouvez toujours éviter que certaines informations ne tombent entre de mauvaises mains, mais avec une possibilité permanente de partage et de traitement à partir d'un seul emplacement.
Gestion de versions
Un atout important du partage et du traitement de fichiers sur une plateforme centralisée telle que SharePoint est que vous gardez une vue d'ensemble sur les différentes versions d'un document. Vous pouvez donc toujours restaurer une version antérieure du fichier, avec un suivi des modifications et du moment où elles ont été apportées. La gestion des versions est non seulement pratique pour récupérer des versions antérieures, mais aussi pour rectifier d'éventuelles erreurs ou corrections.
Une collaboration structurée en toute fluidité
La possibilité de partager et de traiter des fichiers avec des clients et d'autres parties externes est la clé d'une collaboration structurée en toute fluidité. Elle stimule la mise en place d'une communication limpide entre les parties concernées, réduit les pertes de temps liées à la recherche des informations adéquates, et apporte la structure requise pour un résultat impeccable. Chaque utilisateur peut accéder aux fichiers à tout moment et depuis n'importe quel endroit afin de les consulter ou de les traiter, même si les autres les ont également ouverts.
D'ailleurs, un tel portail permet aussi de partager des fichiers de manière simple et sécurisée sans devoir jongler avec des mots de passe. Le partage peut en outre s'effectuer directement depuis le document ou le dossier.
Toujours les mêmes informations et adaptations
Enfin, nous aimerions insister une fois encore sur le fait qu'il est important que tout le monde dispose des mêmes informations, quel que soit le projet ou la tâche. En partageant et traitant des fichiers avec des internes et des externes via une plateforme centralisée, vous réduisez le risque de malentendus et d'erreurs, tout en accroissant les chances de collaboration fructueuse.
Bref, un système de gestion documentaire centralisé offre une solution sûre et optimale pour partager et traiter des documents avec des clients et d'autres parties externes. Ainsi, vous gardez une vue d'ensemble et les projets peuvent être menés à bien avec professionnalisme.
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